Podwykonawcy w biurach projektowych

W ostatnim artykule pisaliśmy o różnicach pomiędzy definitywnym przeniesieniem praw do projektów a ich licencjonowaniem – w relacjach pomiędzy biurem projektowym a klientem. Niemniej jednak skuteczne przeniesienie praw autorskich ma istotne znaczenie nie tylko w aspekcie „zewnętrznym”, tj. wobec klientów, ale również, a może przede wszystkim – w aspekcie wewnętrznym, tj. w relacjach z pracownikami, współpracownikami i podwykonawcami.

Wielokrotnie w praktyce zetknęliśmy się z biurami projektowymi, które nie nabywały skutecznie majątkowych praw autorskich do projektów od swoich podwykonawców, tj. współpracowników zaangażowanych na podstawie umów o dzieło, umów zlecenia lub umów o współpracy w ramach indywidualnej działalności gospodarczej. Umowy regulujące współpracę z takimi osobami bardzo często nie zawierały jakichkolwiek postanowień dotyczących praw autorskich do tworzonych przez nich projektów. Tym samym biuro projektowe jako nabywca usług nie nabywało majątkowych praw autorskich do projektów tworzonych przez podwykonawców, które to projekty biuro projektowe następnie sprzedawało klientom zewnętrznym. Innymi słowy, biuro projektowe sprzedawało projekty, do których samo nie miało pełni praw. W efekcie takie biuro narażało się na bardzo duże ryzyko prawne i biznesowe – późniejsza sprzedaż lub licencjonowanie projektów nie były w pełni skuteczne lub od razu generowały dużą odpowiedzialność kontraktową, w tym np. odszkodowawczą lub z kar umownych.

W relacjach z pracownikami sytuacja wygląda nieco lepiej – projekty jako utwory pracownicze są nabywane przez biuro projektowe w dużej mierze w sposób „automatyczny”. Niemniej jednak praktyka pokazuje, że pracownicy w biurach projektowych to nie jest reguła – duża część osób zatrudniana jest na umowach cywilnoprawnych lub B2B, które nie korzystają z ochrony Kodeksu Pracy.

Jak zatem zapewnić sobie bezpieczeństwo?

Po pierwsze, należy zawsze pamiętać o nabyciu praw autorskich do projektów w umowach z podwykonawcami. W tym celu należy zawrzeć w umowach odpowiednie zapisy dotyczące przeniesienia praw autorskich.

Po drugie, jako kancelaria rekomendujemy zawieranie umów ramowych z podwykonawcami, w których kwestie przeniesienia lub nabycia praw autorskich do projektów są regulowane w sposób kompleksowy. Dzięki takim umowom nie trzeba zawierać odrębnej umowy na każdy projekt.

Po trzecie, rekomendujemy wdrożenie regulaminów nabywania praw autorskich do projektów tworzonych przez pracowników lub współpracowników. Regulaminy takie w sposób całościowy ujmują problematykę praw autorskich i są czytelne zarówno dla pracodawcy, jak i dla pracownika lub podwykonawcy.

Po czwarte, konieczna jest dbałość o procedury odbiorów i przyjmowania projektów przez pracodawcę/zleceniodawcę od ich twórców, względnie stworzenie procedury nabycia praw autorskich do utworów z chwilą ich powstania lub utrwalenia.

Po piąte wreszcie, konieczne jest wdrożenie odpowiedniego systemu obiegu dokumentów w firmie, który umożliwi zapisywanie utworów w czasie rzeczywistym. Dzięki temu pracodawca/zleceniodawca będzie w stanie na bieżąco weryfikować stan dokumentacji projektowej, jak również jednoznacznie określić moment powstania lub utrwalenia projektu.